28 من مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات التي تعمل على تحسين أداء الموردين والمشتري

 

خلقت السنوات القليلة الماضية تأثيرًا دائمًا على طريقة إدارة الأعمال ، مما دفع العديد من الشركات إلى التحليلات لاكتساب الرؤية التي يحتاجونها للتحكم في العمليات الرئيسية وتحسينها. المشتريات هي أحد مجالات العمليات الأساسية التي يتم التركيز عليها لتحسين إدارة التغيير المتقلب اليوم ، مع مقاييس الأداء الرئيسية التي تقود الطريق لتقييم وإدارة أداء المشتريات.

 

أساسيات مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات

لأسباب مفهومة ، ركزت وظائف المشتريات بشكل عام على تحليل بيانات الإنفاق ، لكن هذه البيانات لا تقدم سوى صورة جزئية لما يحدث. لإنشاء صورة حقيقية للأداء ، من الضروري نشر مقاييس KPI مع مصدر واحد للحقيقة لإنتاج رؤى قابلة للتنفيذ يمكن أن تؤدي إلى نتائج الأداء. بالإضافة إلى إنفاق المعلومات ، هناك حاجة إلى مصادر متعددة للبيانات ذات الصلة على طول سلسلة التوريد بأكملها ومن جميع وظائف الأعمال الأساسية – بما في ذلك المبيعات والتمويل والعمليات.

أيضًا ، في إستراتيجية مؤشرات الأداء الرئيسية الفعالة ، يجب موازنة المؤشرات الرائدة التي تساعد في توفير نظرة ثاقبة للأداء المستقبلي مع المؤشرات المتأخرة التي تخبر مؤسسة المشتريات بكيفية أدائها. أقترح أيضًا على عملائنا أن يضعوا المبادئ الأساسية التالية في الاعتبار بالنسبة لاستراتيجيات مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم.

  • يحتاج كل مؤشر أداء رئيسي إلى هدف محدد بوضوح. يجب أن يكون هذا الهدف شيئًا يمكن تحديده عدديًا (كميًا وليس نوعيًا) ويمكن تحقيقه في فترة زمنية محدودة بشكل معقول.
  • من المهم جدًا أن تكون قادرًا على قياس تقدمك نحو الهدف بموضوعية من خلال جمع البيانات وتفسيرها.
  • يجب أن يكون هناك مصدر بيانات محدد بوضوح مع عملية موحدة لجمع وقياس تلك البيانات. لتحقيق ذلك ، يعتمد عملاؤنا على محور البيانات المدمج في تطبيق تقارير ستراتوم. يقوم مركز بيانات Stratum بجمع وتنظيم وتخزين البيانات من مصادر متعددة ويعمل كإصدار واحد من الحقيقة لمساعدة عملائنا على تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس عبر أعمالهم. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تحليلات الشراء المجمعة من Stratum (جنبًا إلى جنب مع التحليلات التي تغطي مناطق أخرى من مؤسساتهم) تمكن عملائنا من تقديم تقارير فعالة وتصور مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم التي تركز على التصنيع والمؤسسة .

 

قم بتنزيل دليل Silvon النهائي لمؤشرات الأداء الرئيسية :
المفاهيم وأفضل الممارسات والمزيد

 

في حين أن هناك المئات من مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس المستخدمة اليوم ، فإنني أقدم بعضًا من أكثر المؤشرات فعالية التي استخدمتها Silvon لعملائنا على مدار الـ 25 عامًا الماضية. يتم الآن تجميع العديد من هذه المقاييس في حل Stratum KPI الخاص بنا أو يمكن إنشاؤها بسهولة في Stratum لدعم مبادرات KPI الخاصة بمؤسسة التصنيع أو التوزيع بالجملة.

 

مؤشرات الأداء الرئيسية للمورد

يمكن أن تساعد إدارة أداء الموردين قادة المشتريات في تركيز مواردهم على الأنشطة ذات القيمة المضافة ، بدلاً من معالجة المشاكل الناجمة عن أداء الموردين مثل العيوب ، والاندفاع ، والمخزون الزائد ، وتأخر التسليم للعملاء ، وعمليات الإغلاق ، وما إلى ذلك من خلال تحسين الرؤية لفهم أداء الموردين بشكل أفضل ، يمكن للشركات مراقبة العلاقات الرئيسية وإدارتها وإضافة قيمة إليها بشكل أفضل.

فيما يلي قائمة مختصرة بمؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن تكون مفيدة للغاية عند إدارة أداء الموردين:

  • التسليم في الوقت المحدد – مؤشر الأداء الرئيسي للتسليم في الوقت المحدد هو المعيار الذهبي لأداء الموردين. يقيس التسليم في الوقت المحدد موثوقية موردي الشركة فيما يتعلق بتسليم الشحنات عند الوعد. قد تشير القيمة المنخفضة نسبيًا لمؤشر الأداء الرئيسي هذا إلى أن الشركة تمارس أساليب جدولة سيئة للتسليم ، أو تدير أو تتواصل مع مورديها بشكل غير كاف ، أو لا تقدم حوافز كافية لمورديها لتسليم الشحنات باستمرار في الوقت المحدد.
  • تباين سعر الشراء – يساعد تباين سعر الشراء على ضمان أن أسعار الشراء لا تتجه صعوديًا. يتيح لك مؤشر الأداء الرئيسي هذا أيضًا تحديد الموردين الذين يجب معالجتهم من قبل الإدارة لأنهم يتجاوزون معدلات الشراء المتوقعة.
  • معدل الامتثال – يقيس معدل الامتثال KPIs امتثال المورد لمتطلبات العمل المتعلقة بشروط العقد مثل وقت التسليم ، وعروض الخصم الحصرية ، وأقصى وقت رد فعل في حالة التأخير أو المشكلات ، وطريقة الدفع ، وما إلى ذلك. يؤدي انخفاض معدل الامتثال إلى حدوث زيادة في المشتريات غير المباشرة أو الإنفاق المنشق. بالنسبة لشركة متوسطة الحجم ، يعد معدل الامتثال الإجمالي البالغ 50٪ هدفًا معقولاً لمؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات.
  • عدد الموردين – يعد عدد الموردين رقمًا رئيسيًا يجب تتبعه حيث تسعى العديد من مؤسسات المشتريات إلى تقليل حجم قاعدة التوريد الخاصة بهم لإنشاء عمل إداري أقل والاستفادة من علاقات أقوى مع عدد أقل من الموردين. يمكن أن يساعدك مؤشر الأداء الرئيسي هذا أيضًا في تقييم عدد الموردين في منطقة سلعة معينة لاتخاذ قرارات التوريد المتعلقة بالقدرات.
  • تصنيف أداء الجودة – يمكن لمؤشر الأداء الرئيسي هذا الاستفادة من مقاييس جودة محددة على مستوى المورد ، مع مراعاة البضائع التالفة أو المرتجعة ، ومعدل العيوب ، وتوافر الموردين (الموضح أدناه) من أجل التفاوض على العقود والاتفاقيات المستقبلية.
  • الإنفاق – تشمل مؤشرات الأداء الرئيسية في هذا المجال المبلغ الإجمالي للأموال التي يتم إنفاقها مع جميع الموردين ، والمبلغ الذي يتم إنفاقه مع الموردين المباشرين وغير المباشرين ، والإنفاق داخل مناطق سلع محددة ، والإنفاق لكل مورد.
  • توفر المورد – يقيس مؤشر الأداء الرئيسي للمشتريات هذا استجابة المورد للمتطلبات العاجلة ويمكن أن يساعدك في تحديد الموثوقية التي يمكن وضعها على الموردين الفرديين. من الناحية المثالية ، يعد توفر الموردين بنسبة 90 ٪ وما فوق علامة على كفاءة سلسلة التوريد الجيدة.
  • معدل عيب المورد – معدل عيوب المورد KPI مفيد في تقييم الجودة الفردية للمورد وهو مهم بشكل خاص في صناعات مثل الطيران والسيارات والدفاع حيث الجودة أمر بالغ الأهمية ويتم الحفاظ على قواعد الموردين متعددة المستويات.
  • مهلة المورد – مهلة المورد هي الوقت الذي ينقضي من وقت استلام المورد للطلب إلى وقت شحنه. إنه يساعد الشركات على فهم تأثير المهلة على مؤسساتهم بشكل أفضل واتخاذ إجراءات تصحيحية لتقليل تأخر تسليم التوريد الذي قد يتسبب في تأخير تشغيل الإنتاج وزيادة تكاليف العمالة ومستويات خدمة العملاء للخطر.
  • مخاطر سلسلة التوريد – في حين أن هناك مجموعة واسعة من المخاطر المحتملة في سلسلة التوريد ، فإن أحد مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالمشتريات هو تتبع عدد الموردين أحادي المصدر لأنها توفر فرصة عالية للمخاطر.
  • معدلات وتكاليف الرفض من الموردين – تقدم مؤشرات الأداء الرئيسية لأداء الموردين مثل معدل الرفض والتكاليف ذات الصلة رؤى قابلة للتنفيذ في استراتيجية إدارة الجودة الداخلية. يعد التتبع المستمر لمؤشرات الأداء الرئيسية هذه ضروريًا لنمو الأعمال المستدام حيث تتطلب الزيادة الهائلة في أي من هذين المقياسين اتخاذ إجراءات فورية من المشتري.

 

تعرف على المزيد حول مؤشرات الأداء الرئيسية: احصل على دليل Silvon

 

المشتري / قسم المشتريات KPI s

في السنوات الأخيرة ، بدأت أقسام المشتريات في لعب دور أكثر أهمية داخل مؤسساتها حيث تدرك الشركات من جميع الأحجام الآن الميزة التنافسية التي يمكن أن تقدمها المشتريات. نتيجة لهذه الأهمية المتزايدة ، من المهم فهم كيفية قياس أداء المشتريات بشكل صحيح.

فيما يلي قائمة مختصرة ببعض مؤشرات الأداء الرئيسية التي تستخدمها المؤسسات الرائدة اليوم لقياس أداء المشترين (وأقسام المشتريات بشكل عام):

  • التسليم في الوقت المحدد – مؤشر الأداء الرئيسي هذا هو مقياس لا يقدر بثمن لمؤسسة المشتريات في تقييم الاتجاهات العامة في التسليم في الوقت المحدد من قبل قاعدة الموردين ككل.
  • تباين سعر الشراء – يساعد KPI لتفاوت سعر الشراء على ضمان أن أسعار الشراء لا تتجه صعوديًا ويسمح لك بفهم أفضل لكيفية تأثير متوسط ​​أسعار الشراء على ميزانياتك.
  • تجنب التكلفة – غالبًا ما يُشار إلى تجنب تكلفة الشراء بمؤشر الأداء الرئيسي “الادخار الناعم” لأنه لا يساهم في التكاليف الفعلية ولكن لا يزال بإمكانه إحداث تأثير إيجابي على توفير التكاليف. يركز مقياس المشتريات هذا على الإجراءات المتخذة لتقليص التكاليف المستقبلية المحتملة ، مثل استبدال الأجزاء قبل أن تتعطل وتتلف حتماً أجزاء أخرى. أفضل طريقة لاستخدام هذا المقياس هي الجمع بين تجنب تكلفة الشراء ومقاييس خفض التكلفة من أجل تجنب التكاليف غير الضرورية في المستقبل.
  • تكلفة أمر الشراء – التعريف العام لمؤشر الأداء الرئيسي هذا هو متوسط ​​تكلفة أمر الشراء ، من الشراء ، إنشاء أمر الشراء إلى إغلاق الفاتورة. قد تفكر بعض الشركات في التكاليف المباشرة وغير المباشرة ، بينما قد ينظر البعض الآخر فقط في التكاليف المباشرة والوقت الذي يستغرقه كل طلب. بغض النظر ، يعد KPI هذا أمرًا بالغ الأهمية لتحسين كفاءة دورة حياة الشراء إلى الدفع وتقليل الأخطاء والتكاليف إلى الحد الأدنى.
  • نسبة الشراء في حالات الطوارئ – عادة ما تتم عمليات الشراء الطارئة بمعدلات شراء أعلى ، لذلك كلما انخفض معدل الشراء في حالات الطوارئ ، كانت كفاءة العمل أفضل. هذا المقياس هو انعكاس لفعالية استراتيجية الشراء. سيساعدك الحفاظ على نسبة الشراء في حالات الطوارئ منخفضة في تجنب الاختناقات العملية ونقص المنتج.
  • خفض التكلفة المُنفَّذ – تُقيِّم مقاييس خفض التكلفة المدخرات الملموسة التي حققتها على مر السنين مقابل سلعة أو خدمة معادلة. إنه مقياس رئيسي لأنه له تأثير مباشر على بيان الدخل.
  • عدد الموردين – في الأساس ، يتتبع مؤشر الأداء الرئيسي هذا اعتماد المؤسسة على الموردين. الاعتماد على عدد قليل جدًا من الموردين وعدم تنويع مصادرك يخلق خطر التبعية والمشاكل المحتملة في حالة توقف أي من العلاقات. من ناحية أخرى ، يقلل الكثير من الموردين من فرص الخصومات التي تتلقاها الشركة.
  • وقت دورة أمر الشراء – هذا هو إجمالي الوقت المستغرق في أمر الشراء طوال العملية – بدءًا من إنشاء أمر الشراء وحتى الموافقة والاستلام وإنشاء الفاتورة وإكمال الدفع (باستثناء الإنتاج وتسليم المنتج). يمكنك تصنيف الموردين بناءً على أوقات دوراتهم أيضًا ، وهو الأمثل عندما يتعين عليك تحديد المورد المناسب لتلبية الطلبات العاجلة.
  • عمليات الشراء في الوقت والميزانية – باستخدام مؤشر الأداء الرئيسي هذا ، يمكنك تحديد النسبة المئوية للمشتريات المنجزة في حدود الميزانية والإطار الزمني المنصوص عليهما. يمكن أن تساعد المراقبة المستمرة لهذا المقياس قادة المشتريات على تحديد الثغرات أو الفجوات في خط أنابيب المشتريات ، ومراجعة استخدام الموارد وتبسيط خطط الشراء الخاصة بهم.
  • عائد الاستثمار للمشتريات – يعد عائد الاستثمار للمشتريات أحد أهم مؤشرات الأداء الرئيسية التي تحدد فعالية التكلفة وربحية منظمة المشتريات. هذا المقياس يساوي توفيرات التكلفة السنوية مقسومة على تكلفة الشراء السنوية. يعد هدف عائد الاستثمار الذي يبلغ 10 أضعاف الاستثمار الداخلي استراتيجية شراء جيدة بشكل عام.

 

KPIs التنظيمية

كما ذكرنا سابقًا ، يجب أن تعكس مؤشرات أداء المشتريات البيانات التنظيمية من جميع الوظائف ذات الصلة – بما في ذلك المبيعات والتمويل والعمليات. فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية التنظيمية التي يمكن أن تساعدك أيضًا على إدارة وتحسين أداء المشتريات بشكل أفضل:

  • دقة المخزون: يؤدي ضعف دقة المخزون إلى نقص ونفاد المخزون والضغط على الموردين والمشترين على حد سواء. يمكن تقسيم مؤشر الأداء الرئيسي هذا بشكل أكبر باستخدام تحليل مخزون ABC.
  • دوران  المخزون: معدل دوران المخزون هو مقياس للسرعة وله تأثير مباشر على التدفق النقدي. معدل دوران المخزون المرتفع هو سمة إيجابية ولكنه يتطلب عمليات تسليم متكررة في الوقت المحدد من الموردين ذوي الأداء العالي. لمؤشر الأداء الرئيسي هذا تأثير بعيد المدى في العمليات والتمويل.
  • المدفوعات للموردين ضمن الشروط:  يجب تتبع مؤشر الأداء الرئيسي هذا من قبل قسم الحسابات الدائنة. يعد الدفع في الوقت المحدد للموردين جانبًا مهمًا في علاقات الموردين ويؤثر على الأداء العام للموردين.
  • نسبة الإنفاق إلى إيرادات المبيعات: مؤشر الأداء الرئيسي هذا هو مؤشر شائع ناتج عن حسابات بيان الدخل. يتعلق بتكلفة البضائع المباعة ويؤثر بشكل مباشر على هوامش التشغيل.
  • الإيصالات التي تمت في يوم استلام البضائع:  الاستلام الرسمي للمواد في يوم استلامها يؤثر بشكل مباشر على مؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى بما في ذلك قياسات أداء التسليم في الوقت المحدد. مؤشر الأداء الرئيسي هذا هو مؤشر على ضوابط العملية والتوظيف في منطقة الاستلام.
  • الإنفاق بموجب العقد – يمكن لمؤشرات الأداء الرئيسية في هذا المجال حساب عدد العقود أو الاتفاقيات الرسمية ، وإنفاق الموردين المعتمدين ، ومقدار الإنفاق المستقل ، وهي الأموال التي يتم إنفاقها مع موردين غير معتمدين أو خارج إجراءات الشراء العادية.
  • الإنفاق تحت الإدارة – الإنفاق تحت الإدارة هو النسبة المئوية لإنفاق المورد السنوي القابل للعنونة باستخدام عقود الموردين المفضلة. يجب أن يعكس مؤشر الأداء الرئيسي هذا الأسعار المحددة مع الموردين المفضلين لديك ، وأن ينفق بموجب عقد للحصول على العقود في نظام المشتريات ، وأنظمة التحكم للتأكد من أن الأشخاص يستخدمون الأسعار المتفاوض عليها لمساعدتك في الكشف عن المدخرات المحتملة. غالبًا ما نقترح هذه الصيغة لعملائنا بشأن الإنفاق تحت الإدارة: إجمالي الإنفاق المعتمد (أي التكلفة المباشرة وغير المباشرة والمتعلقة بالخدمة – الإنفاق المنشق) / إجمالي إنفاق الشركة.

 

رغم أنها ليست شاملة ، إلا أنني آمل أن تثير هذه القائمة بعض الأفكار لمؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات التي يجب أن تقيسها. في مشاركاتي التالية ، سأتعمق في مزيد من التفاصيل حول كل فئة من فئات مؤشرات الأداء الرئيسية الموضحة أعلاه.

تساعد Silvon شركات التصنيع والتوزيع بالجملة في السوق المتوسطة على تسريع النمو من خلال مجموعتنا من تطبيقات التخطيط المالي والتشغيلي وإعداد التقارير والتحليل. انظر كيف يمكننا مساعدتك في تنفيذ استراتيجية KPI الخاصة بك وجميع مبادرات إدارة الأداء الخاصة بك من C-suite إلى مرافق الإنتاج والتوزيع الخاصة بك.

 

تعرف على المزيد حول Silvon

قم بتنزيل دليل KPI المجاني الخاص بنا لتظل مركزًا ومتماسكًا ومسؤولًا

 

اترك تعليقاً